Gérer son portefeuille clients et son activité
Le portefeuille clients, le fil d'activité et le hub d'imports forment le socle opérationnel de votre cabinet dans Impera. Depuis ces trois écrans, vous centralisez la gestion de vos dossiers, suivez l'activité de votre équipe en temps réel et importez l'ensemble de vos données comptables — le tout sans quitter la plateforme.
Prérequis
ℹ️ À savoir
ℹ️ À savoir — Le portefeuille clients et le hub d'imports sont accessibles aux rôles Administrateur, Expert-Comptable et Collaborateur. Le fil d'activité nécessite un abonnement Business ou supérieur. Les utilisateurs Client n'ont pas accès à ces écrans.
Parcourir le portefeuille clients
- Dans la barre latérale, cliquez sur Clients
- La liste complète de vos clients s'affiche
Les vues de filtrage
Sept vues prédéfinies permettent de trier instantanément votre portefeuille :
| Vue | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Tous | L'intégralité de vos clients |
| À onboarder | Clients récemment créés dont la fiche est incomplète |
| Données manquantes | Clients dont le SIREN, le code NAF ou la forme juridique ne sont pas renseignés |
| Actifs | Clients ayant une activité récente (import, prévisionnel, modification) |
| Tâches | Clients avec des workflows en cours ou en retard |
| Transmission | Clients dont un dossier de transmission est ouvert, avec suivi des jalons |
| Opportunités | Clients pour lesquels Impera détecte une mission complémentaire à proposer |
Vous pouvez combiner ces vues avec la barre de recherche (recherche par nom, SIREN ou SIRET) et le tri par colonne.
Les informations par client
Chaque ligne du portefeuille affiche :
- Raison sociale et forme juridique (SAS, SARL, EI, etc.)
- SIREN / SIRET et code NAF
- Régime fiscal (IS, IR, micro, etc.)
- Dernière activité — date et nature de la dernière action sur le dossier
- Statut transmission — jalon en cours si un dossier de transmission existe
- Signal portefeuille — score, tonalité et libellé d'action (voir section suivante)
Les vues sauvegardées
Vous pouvez enregistrer une combinaison de filtres pour la retrouver en un clic :
- Appliquez les filtres souhaités (vue, recherche, tri)
- Cliquez sur Sauvegarder la vue
- Donnez-lui un nom (par exemple « Clients IS sans FEC »)
La vue sauvegardée apparaît ensuite dans la barre de filtrage, à côté des vues prédéfinies.
💡 Astuce
💡 Astuce — Créez une vue sauvegardée par collaborateur ou par mission récurrente. C'est le moyen le plus rapide de retrouver les bons dossiers en période fiscale.
Comprendre les signaux portefeuille
Chaque client se voit attribuer un score de santé compris entre 20 et 100, accompagné d'une tonalité visuelle, d'un libellé de statut et d'une suggestion d'action.
Les tonalités
| Tonalité | Couleur | Signification |
|---|---|---|
| Critique | Rouge | Le dossier nécessite une action immédiate |
| Vigilance | Orange | Un point mérite votre attention à court terme |
| Opportunité | Bleu | Une mission complémentaire est détectable |
| Sain | Vert | Le dossier est à jour, rien à signaler |
Comment le score est calculé
Le score part de 100 et évolue selon l'état du dossier :
| Critère | Impact |
|---|---|
| Identité incomplète (SIREN ou NAF manquant) | Critique — forte baisse du score |
| Aucun prévisionnel créé | Baisse importante |
| Aucun import comptable réalisé | Baisse modérée |
| Client inactif depuis plus de 21 jours | Baisse importante |
| Imports anciens (plus de 30 jours) | Baisse légère |
| Production active (imports et prévisionnels récents) | Bonus |
ℹ️ À savoir
ℹ️ À savoir — Le score est recalculé automatiquement à chaque action sur le dossier. Vous n'avez rien à paramétrer. Un score inférieur à 40 déclenche la tonalité Critique.
Chaque signal affiche également :
- Un libellé de statut (par exemple « Identité incomplète » ou « Production active »)
- Une action suggérée (par exemple « Compléter la fiche client » ou « Planifier un rendez-vous »)
- Un libellé d'opportunité le cas échéant (par exemple « Éligible accompagnement transmission »)
Créer et modifier un client
Créer un client
- Depuis le portefeuille, cliquez sur Créer un client
- Renseignez les informations d'identité :
- Raison sociale (obligatoire)
- Forme juridique
- SIREN / SIRET
- Code NAF
- Régime fiscal
- Validez
💡 Astuce
💡 Astuce — Renseignez le SIREN dès la création : il permet l'identification automatique lors des imports FEC et l'enrichissement du dossier par les données publiques.
Modifier un client
- Cliquez sur le client dans le portefeuille
- Modifiez les champs souhaités
- Enregistrez
Inviter un collaborateur client
Vous pouvez donner accès à Impera à votre client pour qu'il consulte ses propres données :
- Depuis la fiche client, cliquez sur Inviter
- Deux options :
- Par e-mail — saisissez l'adresse du contact, il recevra un lien d'inscription
- Par lien partageable — copiez le lien et transmettez-le par le canal de votre choix
- Le collaborateur invité obtient le rôle Client, limité à la consultation de son propre dossier
⚠️ Attention
⚠️ Attention — La suppression d'un client est définitive et entraîne la suppression de tous ses prévisionnels, imports, exercices et documents associés. Cette action est irréversible.
Lancer des actions en lot
Sélectionnez plusieurs clients en cochant les cases à gauche de chaque ligne, puis choisissez une action dans la barre d'actions groupées :
| Action | Description |
|---|---|
| Export CSV | Exporte la liste des clients sélectionnés et leurs données principales dans un fichier CSV |
| Shortlist RDV | Génère une liste de rendez-vous prioritaires à planifier, classée par score de santé |
| Plan de production | Crée un plan de travail structuré avec les tâches à réaliser pour chaque client sélectionné |
| Pack conseil | Prépare un dossier de conseil synthétique par client : indicateurs clés, points de vigilance, opportunités |
💡 Astuce
💡 Astuce — Le Pack conseil est particulièrement utile avant une tournée de rendez-vous : sélectionnez vos cinq clients de la semaine, lancez le pack, et vous disposez d'un brief structuré pour chacun.
Gérer les workflows portefeuille
Les workflows vous permettent d'organiser le travail de votre équipe directement depuis le portefeuille clients.
Créer un workflow
- Depuis le portefeuille, cliquez sur Créer une tâche (ou utilisez le bouton dans la fiche d'un client)
- Renseignez :
- Titre de la tâche
- Description détaillée
- Client associé
- Responsable — sélectionnez un membre de votre équipe
- Date d'échéance
- Validez
Suivre l'avancement
Chaque workflow apparaît dans la vue Tâches du portefeuille avec :
- Son statut (à faire, en cours, terminé, en retard)
- Le responsable assigné
- La date d'échéance et le nombre de jours restants
- Le client concerné
Cliquez sur un workflow pour voir le détail, modifier l'assignation ou le marquer comme terminé.
Suivi de transmission
Les workflows liés à une transmission de cabinet affichent des jalons supplémentaires qui reflètent l'avancement du dossier :
- Préparation du dossier
- Évaluation réalisée
- Négociation en cours
- Acte signé
- Transmission finalisée
ℹ️ À savoir
ℹ️ À savoir — Les workflows créés via les actions en lot (shortlist RDV, plan de production, pack conseil) sont automatiquement rattachés aux clients concernés et assignés selon votre choix.
Suivre l'activité du cabinet
Le fil d'activité offre une vue en temps réel de tout ce qui se passe sur votre cabinet.
- Dans la barre latérale, cliquez sur Activité
- Le flux d'événements s'affiche, du plus récent au plus ancien
Filtrer le flux
Utilisez les filtres en haut de page pour cibler les événements :
- Par statut — En attente, Succès, Avertissement, Erreur
- Par client — sélectionnez un ou plusieurs clients
- Par source — API, Import, Système, Webhook, Connecteur
Les types d'événements
Le fil enregistre automatiquement toutes les actions significatives :
| Catégorie | Exemples d'événements |
|---|---|
| Clients | Création, modification, suppression d'un client |
| Prévisionnels | Création, modification, soumission d'un prévisionnel |
| Imports | Lancement, succès, échec d'un import comptable |
| Transmission | Ouverture, avancement, clôture d'un dossier de transmission |
| Système | Connexion, modification de paramètres, alertes automatiques |
Chaque événement affiche :
- Le type et la source de l'action
- Le statut (succès, erreur, avertissement, en attente)
- Un titre et un message descriptif
- L'horodatage précis
- L'auteur de l'action (membre de l'équipe ou système)
Compteur de non-lus
Un badge numérique sur l'entrée Activité dans la barre latérale indique le nombre d'événements non lus. Les événements sont automatiquement marqués comme lus après une seconde de consultation.
💡 Astuce
💡 Astuce — Filtrez par Erreur en début de journée pour repérer immédiatement les imports échoués ou les anomalies de la nuit.
Centraliser les imports comptables
Le hub d'imports, accessible via Comptabilité dans la barre latérale, est le point d'entrée unique pour toutes vos données comptables.
Formats pris en charge
| Type de fichier | Formats acceptés |
|---|---|
| FEC | .txt, .fec |
| Liasse fiscale | PDF, XML |
| Balance | CSV, XLSX |
| Grand livre | CSV, XLSX |
| Relevés bancaires | CSV, OFX, QIF, CAMT.053, MT940 |
Le parcours d'import
- Depuis le hub, déposez un ou plusieurs fichiers dans la zone de dépôt
- Détection intelligente — Impera analyse chaque fichier :
- Extraction du SIREN dans le nom de fichier ou le contenu
- Recherche automatique du client correspondant dans votre cabinet
- Détection ou création automatique de l'exercice comptable
- Vérification — consultez le tableau de traitement pour confirmer les associations client/exercice
- Validation — vérifiez le mapping des colonnes si nécessaire
- Import — cliquez sur Importer pour intégrer les données
ℹ️ À savoir
ℹ️ À savoir — Si le SIREN détecté dans un fichier ne correspond à aucun client de votre cabinet, Impera vous demande de sélectionner le client manuellement dans un menu déroulant. Vous pouvez aussi créer le client directement depuis cet écran.
Historique des imports
Chaque import est conservé avec son statut :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Envoyé | Fichier reçu, en attente de traitement |
| En cours | Analyse et extraction des données en cours |
| Mappé | Données extraites, en attente de validation |
| Partiel | Import réalisé avec des avertissements (lignes ignorées ou incomplètes) |
| Échoué | Erreur bloquante — le fichier n'a pas pu être traité |
| Validé | Import terminé avec succès, données intégrées |
Filtrez l'historique par statut, par client ou par date pour retrouver rapidement un import.
⚠️ Attention
⚠️ Attention — Seuls les utilisateurs Administrateur, Expert-Comptable et Collaborateur peuvent importer des fichiers. Les utilisateurs Client n'ont pas accès au hub d'imports.
Cas d'erreur fréquents
| Situation | Cause probable | Solution |
|---|---|---|
| Le score d'un client reste en Critique | Identité incomplète (SIREN ou NAF manquant) | Complétez la fiche client avec le SIREN et le code NAF |
| Un client n'apparaît pas dans la vue Actifs | Aucune action sur le dossier depuis plus de 21 jours | Importez un FEC récent ou créez un prévisionnel pour relancer l'activité |
| L'import détecte le mauvais client | Le SIREN dans le nom de fichier ne correspond pas au bon client | Sélectionnez le client manuellement dans le menu déroulant lors de l'import |
| Le statut d'import reste bloqué sur En cours | Fichier volumineux ou format inhabituel | Patientez quelques minutes. Si le statut ne change pas, réessayez avec un fichier plus léger |
| Le fil d'activité affiche « Abonnement requis » | Votre abonnement ne donne pas accès au fil d'activité | Passez à l'offre Business ou supérieure depuis Compte & Espace > Facturation |
| Les actions en lot sont grisées | Aucun client sélectionné | Cochez au moins un client dans la liste avant de lancer une action groupée |
| Un workflow apparaît « en retard » | La date d'échéance est dépassée | Ouvrez le workflow, mettez à jour l'échéance ou marquez-le comme terminé |