Saisir les écritures, consulter la balance, le grand livre et lettrer
La tenue comptable dans Impera repose sur quatre piliers : la saisie des écritures, la consultation de la balance, l'exploration du grand livre et le lettrage. Cet article vous accompagne dans chacune de ces étapes, de la première ligne d'écriture jusqu'au rapprochement final.
Prérequis
Avant de commencer, assurez-vous que :
- Un exercice comptable est créé et son statut est Ouvert (un exercice clôturé n'accepte plus de nouvelles écritures)
- Le Plan Comptable Général (PCG) est chargé pour cet exercice (il est importé automatiquement lors de la création de l'exercice, ou via un import FEC)
- Votre rôle est Expert-comptable ou Collaborateur (les utilisateurs ayant le rôle Client n'ont pas accès à la saisie)
ℹ️ À savoir
ℹ️ À savoir — Vous pouvez créer un exercice depuis Comptabilité > Exercices > Créer un exercice. L'exercice doit couvrir la période souhaitée (en général du 01/01 au 31/12 ou une date décalée).
Saisir une écriture en mode classique
Le mode classique vous permet de saisir des écritures en partie double, ligne par ligne.
Accéder à la saisie
- Dans la barre latérale, cliquez sur Comptabilité
- Sur le tableau de bord comptable, cliquez sur la carte Saisie rapide, ou accédez directement via le menu Comptabilité > Saisie
Choisir l'exercice et le journal
En haut de la page de saisie, deux menus déroulants vous permettent de configurer le contexte :
| Champ | Description |
|---|---|
| Exercice | Sélectionnez l'exercice comptable concerné (seuls les exercices ouverts apparaissent) |
| Journal | Choisissez le journal dans lequel enregistrer l'écriture (AC — Achats, VE — Ventes, BQ — Banque, CA — Caisse, OD — Opérations diverses, PA — Paie) |
💡 Astuce
💡 Astuce — Par défaut, le journal Achats (AC) est présélectionné. Changez-le avant de commencer votre saisie.
Remplir l'en-tête
Trois champs composent l'en-tête de l'écriture :
- Date pièce — la date de l'opération (préremplie avec la date du jour)
- N° pièce — la référence de la pièce justificative (ex. : FA-001, facture, reçu...)
- Libellé — un libellé global qui sera automatiquement reporté sur chaque ligne vide
Saisir les lignes
La grille de saisie se présente en quatre colonnes :
| Colonne | Rôle |
|---|---|
| Compte | Numéro de compte du PCG — commencez à taper pour bénéficier de l'autocomplétion |
| Libellé | Description de la ligne (reprend le libellé global si laissé vide) |
| Débit | Montant au débit |
| Crédit | Montant au crédit |
Règles de saisie :
- Minimum 2 lignes sont nécessaires pour constituer une écriture valide
- Si vous saisissez un montant au Débit, le Crédit de la même ligne est automatiquement remis à zéro (et inversement)
- Le numéro de compte doit comporter au moins 3 caractères
- Chaque ligne doit avoir un libellé
💡 Astuce
💡 Astuce — Si votre écriture est presque équilibrée et qu'une dernière ligne a un compte renseigné mais pas de montant, Impera calcule et complète automatiquement le montant manquant pour équilibrer l'écriture.
Vérifier l'équilibre
En bas de la grille, un indicateur visuel vous informe en temps réel :
- Écriture équilibrée (icône verte) — les totaux débit et crédit sont identiques, vous pouvez enregistrer
- Écart : X,XX € (icône orange) — l'écriture est déséquilibrée, corrigez avant d'enregistrer
Le bouton Enregistrer reste désactivé tant que l'écriture n'est pas équilibrée.
Raccourcis clavier
| Raccourci | Action |
|---|---|
Ctrl + Entrée | Enregistrer l'écriture |
Ctrl + N | Ajouter une nouvelle ligne |
F4 | Rechercher un compte |
Actions disponibles
- Ajouter une ligne — ajoute une ligne vide sous la dernière
- Supprimer une ligne — cliquez sur l'icône corbeille (impossible s'il ne reste que 2 lignes)
- Annuler — réinitialise le formulaire entier
- Enregistrer — valide et sauvegarde l'écriture
ℹ️ À savoir
ℹ️ À savoir — Après enregistrement, le formulaire se vide automatiquement pour vous permettre de saisir l'écriture suivante sans rechargement.
Saisir en langage naturel avec l'assistant IA
Impera propose un second mode de saisie : la Saisie IA. Décrivez votre opération en français courant et l'intelligence artificielle génère l'écriture comptable correspondante.
Activer le mode IA
Sur la page de saisie, cliquez sur l'onglet Saisie IA (à côté de Saisie classique).
Décrire l'opération
Saisissez votre description dans le champ de texte. Voici quelques exemples :
- « Achat fournitures 500 € HT chez Amazon »
- « Vente prestation 1 200 € TTC client Dupont »
- « Loyer bureau janvier 800 € »
- « Paiement facture Martin 600 € »
Cliquez sur Analyser ou appuyez sur Entrée pour lancer l'analyse.
💡 Astuce
💡 Astuce — Vous pouvez aussi dicter votre opération en cliquant sur le bouton microphone (si votre navigateur le prend en charge). La reconnaissance vocale est configurée en français.
Vérifier la proposition
L'IA affiche une fiche récapitulative contenant :
- Le type d'opération détecté (Achat, Vente, Banque, Caisse, OD, Paie)
- Un indice de confiance en pourcentage (vert au-dessus de 80 %, orange entre 60 et 80 %, rouge en dessous)
- Les montants HT, TVA et TTC s'ils ont été détectés
- Le tiers identifié (client ou fournisseur)
- Le tableau des lignes avec comptes, libellés, débits et crédits
- Le résultat de la validation : écriture valide (icône verte), avertissements éventuels (icône orange) ou erreurs (icône rouge)
Valider ou corriger
- Si l'écriture est valide, cliquez sur Créer l'écriture pour l'enregistrer
- Si des erreurs sont signalées, cliquez sur Annuler, reformulez votre description avec plus de détails, puis relancez l'analyse
⚠️ Attention
⚠️ Attention — Relisez toujours les lignes générées par l'IA avant de valider. L'intelligence artificielle peut se tromper de compte ou de taux de TVA, en particulier pour des opérations atypiques.
Consulter la balance générale
La balance générale offre une vue synthétique de l'ensemble des comptes de l'exercice : mouvements débit/crédit et soldes.
Accéder à la balance
Depuis le tableau de bord comptable, cliquez sur la carte Balance ou naviguez via Comptabilité > Balance.
Lire la balance
La page s'organise en plusieurs zones.
Les indicateurs en haut de page :
| Indicateur | Description |
|---|---|
| Résultat | Bénéfice (vert) ou perte (rouge), calculé automatiquement (Produits - Charges) |
| Total Charges (C6) | Somme de tous les comptes de classe 6 |
| Total Produits (C7) | Somme de tous les comptes de classe 7 |
| Équilibre | Confirme si la balance est équilibrée (total débiteur = total créditeur) ou signale l'écart |
Le tableau par classe de comptes :
Les comptes sont regroupés par classe (1 — Capitaux, 2 — Immobilisations, 3 — Stocks, 4 — Tiers, 5 — Financiers, 6 — Charges, 7 — Produits). Pour chaque classe, vous voyez :
- Le total des mouvements débit et mouvements crédit
- Le solde débiteur et le solde créditeur
- Le nombre de comptes mouvementés
Cliquez sur une classe pour déplier le détail de chaque compte. Par défaut, les classes 6 (Charges) et 7 (Produits) sont dépliées.
Filtrer et rechercher
- Barre de recherche — tapez un numéro ou un libellé de compte pour filtrer la liste instantanément
- Boutons de classe (1 à 7) — cliquez sur un chiffre pour n'afficher que cette classe de comptes ; cliquez à nouveau pour revenir à la vue complète
En pied de tableau
La ligne Totaux généraux affiche la somme de tous les mouvements et soldes. Elle vous permet de vérifier d'un coup d'oeil l'équilibre global.
Consulter la balance âgée
La balance âgée analyse vos créances clients ou dettes fournisseurs par tranche d'ancienneté. C'est un outil essentiel pour piloter votre trésorerie et identifier les retards de paiement.
Accéder à la balance âgée
Depuis le tableau de bord comptable, cliquez sur la carte Balance âgée ou naviguez via Comptabilité > Balance âgée.
Configurer la vue
Deux paramètres de filtrage sont disponibles :
- Exercice comptable — sélectionnez l'exercice souhaité
- Type — basculez entre Clients (créances) et Fournisseurs (dettes)
Lire les indicateurs
Quatre cartes synthétiques s'affichent en haut de page :
| Carte | Description |
|---|---|
| Total créances / dettes | Montant total restant dû, avec le nombre de tiers concernés |
| Non échu | Montant dont l'échéance n'est pas encore passée (en vert) |
| Échu < 90 jours | Somme des retards de 0 à 90 jours |
| Échu > 90 jours | Montant en retard de plus de 90 jours (en rouge) — un indicateur d'alerte apparaît si cette tranche dépasse 10 % du total |
Lire le tableau détaillé
Pour chaque tiers (client ou fournisseur), le tableau ventile le montant dû en colonnes :
| Colonne | Signification |
|---|---|
| Non échu | Factures dont la date d'échéance est future |
| 0-30j | En retard de 1 à 30 jours |
| 31-60j | En retard de 31 à 60 jours |
| 61-90j | En retard de 61 à 90 jours |
| > 90j | En retard de plus de 90 jours |
Un code couleur de type heatmap (du vert au rouge) indique l'intensité relative des montants en retard : plus la case est rouge, plus le montant est élevé par rapport aux autres tiers.
La ligne Total en pied de tableau additionne les colonnes pour l'ensemble des tiers.
💡 Astuce
💡 Astuce — Sur mobile, une vue adaptée s'affiche automatiquement pour vous permettre de consulter la balance âgée confortablement sur un téléphone ou une tablette.
Naviguer dans le grand livre
Le grand livre détaille tous les mouvements enregistrés pour chaque compte, avec un solde progressif. C'est la vue la plus complète pour analyser l'historique d'un compte.
Accéder au grand livre
Depuis le tableau de bord comptable, cliquez sur la carte Grand livre ou naviguez via Comptabilité > Grand livre.
Choisir l'exercice
Sélectionnez l'exercice comptable dans le menu déroulant en haut de page. La période (du ... au ...) s'affiche à côté.
Parcourir la liste des comptes
La vue initiale affiche la liste de tous les comptes mouvementés, avec pour chacun :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Compte | Numéro et libellé |
| Débit | Total des mouvements au débit |
| Crédit | Total des mouvements au crédit |
| Solde | Solde du compte (D pour débiteur, C pour créditeur) |
| Mvts | Nombre de mouvements |
Utilisez la barre de recherche pour filtrer par numéro ou libellé de compte.
Consulter le détail d'un compte
Cliquez sur un compte pour ouvrir sa fiche détaillée. Vous y trouvez :
- Le numéro et libellé du compte
- Le solde affiché en grand format
- Le report à nouveau si le compte avait un solde initial
- Le détail de chaque mouvement : date, journal, numéro d'écriture, référence de pièce, libellé, débit, crédit, solde progressif et code de lettrage
Navigation entre comptes :
Les boutons Précédent / Suivant (flèches) vous permettent de passer d'un compte à l'autre sans revenir à la liste. Un compteur « X / Y » indique votre position.
Commentaires :
Chaque mouvement affiche une icône de commentaire. Cliquez dessus pour ouvrir le panneau de commentaires sur le côté droit de l'écran. Vous pouvez y laisser des notes à l'attention de vos collaborateurs.
ℹ️ À savoir
ℹ️ À savoir — Si un mouvement comporte déjà des commentaires, un badge indique le nombre total et le nombre de commentaires non résolus.
Lettrer les écritures
Le lettrage consiste à rapprocher les écritures liées entre elles — typiquement une facture et son règlement — en leur attribuant un code lettre commun (A, B, C... puis AA, AB, etc.).
Accéder au lettrage
Depuis le tableau de bord comptable, cliquez sur la carte Lettrage ou naviguez via Comptabilité > Lettrage.
Configurer les filtres
| Filtre | Description |
|---|---|
| Exercice comptable | Sélectionnez l'exercice concerné |
| Compte (optionnel) | Filtrez par numéro de compte pour ne voir que les écritures d'un compte précis |
Comprendre l'écran de lettrage
L'écran se divise en deux colonnes :
- Débits (à gauche, en bleu) — toutes les écritures non lettrées avec un montant au débit
- Crédits (à droite, en vert) — toutes les écritures non lettrées avec un montant au crédit
Chaque carte d'écriture affiche la date, le code journal, la référence de pièce, le libellé et le montant.
Lettrer manuellement
- Sélectionnez les écritures à rapprocher en cliquant dessus (elles se colorent pour indiquer la sélection)
- Une barre récapitulative apparaît avec les totaux débit et crédit sélectionnés
- Si les totaux sont équilibrés (écart < 0,01 €), le bouton Lettrer s'active (barre verte)
- Si les totaux sont déséquilibrés, l'écart est affiché en orange — ajoutez ou retirez des écritures pour atteindre l'équilibre
- Cliquez sur Lettrer pour appliquer le rapprochement
- Un message de confirmation indique le code lettre attribué et le nombre d'écritures concernées
Pour désélectionner toutes les écritures, cliquez sur Annuler dans la barre récapitulative.
Utiliser l'auto-lettrage
Impera peut proposer des rapprochements automatiques basés sur les références de pièce identiques ou les montants correspondants.
- Si des propositions sont disponibles, un bandeau bleu apparaît en haut : « X proposition(s) de lettrage »
- Cliquez sur une proposition pour présélectionner les écritures correspondantes
- Vérifiez et cliquez sur Lettrer pour confirmer
Pour traiter toutes les propositions d'un coup, cliquez sur le bouton Auto-lettrage dans la barre d'outils. Un message vous indiquera le nombre de lettrages appliqués.
💡 Astuce
💡 Astuce — Utilisez la barre de filtre en haut pour rechercher une écriture par libellé ou référence de pièce. Cela vous permet de retrouver rapidement un règlement à rapprocher.
Quand toutes les écritures sont lettrées
Si toutes les écritures d'un compte (ou de l'exercice) sont lettrées, un message « Toutes les écritures sont lettrées » s'affiche avec une icône verte. C'est l'état cible pour un compte client ou fournisseur bien tenu.
Exporter en PDF et Excel
Plusieurs écrans proposent des exports pour archivage ou transmission à vos clients.
| Écran | Formats disponibles | Comment |
|---|---|---|
| Balance générale | Excel, PDF | Boutons Excel et PDF en haut à droite de la page |
| Grand livre | Excel, PDF | Boutons Excel et PDF en haut à droite de la page |
| Balance âgée | Excel | Bouton Export Excel en haut à droite de la page |
L'export s'ouvre dans un nouvel onglet ou déclenche un téléchargement selon votre navigateur.
ℹ️ À savoir
ℹ️ À savoir — Vous devez avoir sélectionné un exercice pour que les boutons d'export soient actifs.
Cas d'erreur fréquents
| Problème | Cause probable | Solution |
|---|---|---|
| « Aucun exercice ouvert » à l'ouverture de la saisie | Aucun exercice n'a le statut Ouvert | Créez un exercice ou rouvrez un exercice existant depuis Comptabilité > Exercices |
| « Écriture déséquilibrée » | Le total des débits ne correspond pas au total des crédits | Ajustez les montants ou ajoutez une ligne de contrepartie |
| « Au moins 2 lignes requises » | L'écriture ne comporte qu'une seule ligne renseignée | Complétez au minimum deux lignes avec un compte et un montant |
| « Libellé manquant pour le compte X » | Une ligne a un compte et un montant mais pas de libellé | Renseignez le libellé de la ligne ou utilisez le libellé global |
| « Compte invalide » | Le numéro de compte saisi fait moins de 3 caractères | Saisissez un numéro de compte valide du PCG (3 caractères minimum) |
| Le bouton Lettrer reste grisé | Les écritures sélectionnées ne sont pas équilibrées | Ajoutez ou retirez des écritures jusqu'à ce que l'écart soit nul |
| L'IA génère une écriture incorrecte | Description trop vague ou opération atypique | Reformulez avec plus de précisions (montant, taux de TVA, nom du tiers, type d'opération) |