Clôturer un exercice, exporter le FEC et gérer la facturation électronique

Impera vous accompagne dans les trois grandes obligations de fin d'exercice : la clôture comptable, la production du Fichier des Écritures Comptables (FEC) conforme à la norme DGFiP et la gestion de vos factures électroniques au format Factur-X. Cet article détaille chaque étape, de la pré-vérification jusqu'à la transmission de vos factures.

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Prérequis

Avant de lancer la clôture, assurez-vous que les points suivants sont en ordre :

• Rapprochements bancaires terminés — tous les relevés de l'exercice doivent être pointés
• Lettrage des comptes tiers à jour — les comptes 401 (fournisseurs) et 411 (clients) doivent être lettrés autant que possible
• Déclarations de TVA déposées pour toutes les périodes de l'exercice
• SIREN du client renseigné et valide (exactement 9 chiffres) dans la fiche client — sans SIREN, l'export FEC est bloqué
• Écritures validées — toutes les écritures de l'exercice doivent être validées (brouillons interdits)

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Vérifier la pré-clôture

Rendez-vous dans Comptabilité → Clôture puis sélectionnez l'exercice à clôturer. L'assistant de clôture s'ouvre sur l'étape Validation.

Impera lance automatiquement un contrôle d'intégrité qui vérifie :

Le tableau de synthèse affiche quatre indicateurs :

• Écritures validées — nombre d'écritures conformes
• Non validées — nombre d'écritures à corriger (doit être à zéro)
• Non lettrées (tiers) — écritures 401/411 sans lettrage
• Équilibre — « OK » si la balance est équilibrée, sinon l'écart en euros

Si des erreurs bloquantes apparaissent en rouge, corrigez-les puis cliquez sur Actualiser pour relancer la vérification. Les avertissements en orange ne bloquent pas la clôture mais méritent votre attention.

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Clôturer l'exercice

L'assistant de clôture comporte quatre étapes séquentielles :

Étape 1 — Validation

C'est la pré-clôture décrite ci-dessus. Une fois la validation réussie, cliquez sur Continuer.

Étape 2 — Résultat

Impera calcule automatiquement le résultat de l'exercice :

• Total charges (classe 6) — somme des soldes débiteurs
• Total produits (classe 7) — somme des soldes créditeurs
• Résultat — produits moins charges

Le résultat est affiché comme Bénéfice (positif) ou Perte (négatif). Impera vous indique le compte de destination :

• Bénéfice → compte 120 (Résultat de l'exercice - Bénéfice)
• Perte → compte 129 (Résultat de l'exercice - Perte)

Vérifiez que le montant correspond à vos attentes, puis cliquez sur Continuer.

Étape 3 — Export FEC

Avant de clôturer, Impera vous propose de générer et télécharger le FEC (détails dans la section suivante). Cette étape vérifie trois prérequis :

• SIREN : valide (9 chiffres)
• Écritures présentes : au moins une écriture dans l'exercice
• Conformité FEC : le fichier respecte la norme BOI-CF-IOR-60-40-20

Cliquez sur Télécharger le FEC pour générer le fichier. Un message de confirmation apparaît avec le nombre d'écritures exportées. Le FEC est automatiquement téléchargé sur votre poste.

Une fois le FEC téléchargé avec succès, cliquez sur Continuer.

Étape 4 — Confirmation

L'écran récapitulatif affiche :

• L'exercice concerné et sa période
• Le résultat (bénéfice ou perte)
• Le nombre total d'écritures

Vous pouvez cocher Générer les à-nouveaux pour créer automatiquement les écritures d'ouverture dans l'exercice suivant. Les à-nouveaux reprennent les soldes des comptes de bilan (classes 1 à 5) et y ajoutent le résultat au compte approprié (120 ou 129).

Cliquez sur Clôturer définitivement. Cette action est irréversible :

1. Les écritures de résultat sont créées dans le journal OD (solde des comptes 6 et 7 vers le compte 120 ou 129)
2. Les à-nouveaux sont passés dans le journal AN de l'exercice suivant (si coché)
3. Une signature SHA-256 du FEC est calculée et enregistrée
4. L'exercice passe au statut CLÔTURÉ

Le statut de l'exercice suit ce cycle :

OUVERT → (clôture en cours) → CLÔTURÉ

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Exporter le FEC

Le Fichier des Écritures Comptables est le fichier réglementaire exigé par la DGFiP en cas de contrôle fiscal.

Format du fichier

Le FEC généré par Impera respecte la norme BOI-CF-IOR-60-40-20 et contient 18 colonnes :

Nom du fichier

Le fichier est nommé selon la convention DGFiP : {SIREN}FEC{AAAAMMJJ}.txt où AAAAMMJJ correspond à la date de début de l'exercice.

Signature d'intégrité

Chaque export FEC est accompagné d'une signature SHA-256 qui garantit que le fichier n'a pas été altéré après sa génération. Cette signature est enregistrée dans le dossier de l'exercice et fait partie de la piste d'audit.

Export indépendant

Vous pouvez exporter le FEC à tout moment depuis l'étape 3 de l'assistant de clôture, sans nécessairement clôturer l'exercice. Cela permet de générer un FEC provisoire pour vérification.

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Créer et gérer les factures

Rendez-vous dans Comptabilité → Facturation pour accéder au module de facturation électronique.

Types de documents

Impera gère deux types de documents :

• Facture — document de facturation classique
• Avoir — note de crédit (annulation partielle ou totale d'une facture)

Chaque document peut être dans l'une des deux directions :

• Émise — facture envoyée à un client (vente)
• Reçue — facture reçue d'un fournisseur (achat)

Cycle de vie d'une facture

Une facture suit un cycle de vie strict pour garantir la conformité légale :

Deux statuts d'anomalie peuvent survenir :

• Rejetée — rejetée par la plateforme pour erreur technique (vous pouvez corriger et retransmettre)
• Refusée — refusée par le destinataire (statut définitif)

Numérotation

En brouillon, la facture porte un numéro provisoire (format PROV-YYYYMMDD-XXXXXX). Ce numéro n'a aucune valeur légale.

Lors de la validation, Impera attribue automatiquement le numéro séquentiel définitif selon le format configuré pour le client (par exemple FAC2026-00042 ou FAC-202603-0001).

Créer une facture

1. Cliquez sur Nouvelle facture dans l'espace Facturation
2. Sélectionnez le type (Facture ou Avoir) et la direction (Émise ou Reçue)
3. Renseignez les informations de l'émetteur et du destinataire (raison sociale, SIREN/SIRET, adresse, n° de TVA intracommunautaire si applicable)
4. Ajoutez les lignes de facturation : description, quantité, prix unitaire, taux de TVA
5. Vérifiez les totaux calculés automatiquement (HT, TVA ventilée par taux, TTC)
6. Enregistrez en Brouillon

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Appliquer un profil Factur-X

Factur-X est le standard franco-allemand de facturation électronique. Il produit un PDF lisible par l'humain contenant un fichier XML structuré lu par les systèmes informatiques. Le PDF est au format PDF/A-3 pour garantir l'archivage à long terme.

Impera propose cinq profils, du plus simple au plus complet :

Le profil est sélectionné lors de la création ou la modification de la facture (tant qu'elle est en brouillon). Par défaut, le profil configuré dans les paramètres de facturation du client est appliqué.

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Transmettre une facture

Une fois validée, la facture peut être transmise par l'un des quatre canaux disponibles :

Chorus Pro

Le portail public de facturation de l'État. Obligatoire pour les factures à destination des entités publiques (B2G). Impera soumet la facture via l'API Piste et récupère un identifiant de transmission. Le statut passe automatiquement à Déposée.

Pennylane

Transmission automatique via l'API Pennylane (plateforme de dématérialisation partenaire agréée). Le statut de la facture est synchronisé automatiquement avec Pennylane via les webhooks.

Email

Envoi par email avec le PDF Factur-X en pièce jointe. Le destinataire reçoit un PDF lisible contenant le XML structuré.

Manuel

Téléchargement du PDF Factur-X pour envoi par vos propres moyens (courrier, autre plateforme, etc.).

Pour transmettre une facture :

1. Ouvrez la facture au statut Validée
2. Cliquez sur Transmettre
3. Sélectionnez le canal de transmission
4. Confirmez l'envoi

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Importer une facture reçue

Deux méthodes sont disponibles pour importer une facture fournisseur :

Import Factur-X (PDF avec XML embarqué)

Si votre fournisseur vous envoie un PDF au format Factur-X :

1. Rendez-vous dans Facturation → Import
2. Sélectionnez le client et l'exercice de destination
3. Déposez le fichier PDF (maximum 50 Mo)
4. Impera extrait automatiquement le XML embarqué et pré-remplit les informations : émetteur, destinataire, lignes, montants, TVA
5. Vérifiez les données extraites
6. La facture est créée au statut Générée, prête pour validation

Le profil Factur-X est détecté automatiquement (Minimum, Basic WL, Basic, EN 16931 ou Extended). Les doublons sont bloqués : si une facture portant le même numéro existe déjà pour ce client, l'import est refusé.

Import par OCR (facture scannée)

Pour les factures non structurées (PDF simple, scan) :

1. Rendez-vous dans Comptabilité → OCR facture
2. Déposez le fichier PDF (maximum 20 Mo)
3. L'intelligence artificielle analyse le document et extrait les informations clés
4. Vérifiez et corrigez si nécessaire les données reconnues
5. Validez pour créer la facture

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Générer les écritures comptables automatiquement

Impera peut générer automatiquement les écritures comptables à partir d'une facture validée. Les écritures sont créées selon les règles du PCG :

Facture émise (vente)

Pour une facture de 1 000 € HT + 200 € TVA (20 %) :

Facture reçue (achat)

Pour une facture de 1 000 € HT + 200 € TVA (20 %) :

Avoir émis (remboursement client)

Les écritures sont inversées par rapport à la facture d'origine :

Pour générer les écritures :

1. Ouvrez une facture au statut Validée ou ultérieur
2. Cliquez sur Comptabiliser
3. Vérifiez le journal proposé (VE pour les ventes, AC pour les achats)
4. Confirmez la création

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Cas d'erreur fréquents

Clôture et FEC

Facturation

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Articles connexes

• Guide de saisie des factures
• Naviguer dans Impera
• Comprendre les rôles : cabinet et client