Rapprocher les comptes bancaires et tiers, déclarer la TVA
Avant de clôturer un exercice, trois contrôles sont incontournables : le rapprochement bancaire, la vérification des comptes de tiers et le dépôt des déclarations de TVA. Impera centralise ces trois opérations dans le module Comptabilité et vous guide à chaque étape.
Prérequis
- Les écritures comptables de l'exercice sont importées ou saisies (FEC, connecteur ou saisie manuelle)
- Les relevés bancaires sont importés (voir Importer des FEC avec le hub)
- L'exercice comptable est ouvert (statut EN_COURS)
- Vous disposez du rôle Expert-Comptable ou Administrateur
ℹ️ À savoir
ℹ️ À savoir — Les utilisateurs Client ont accès en lecture seule aux rapprochements validés et aux déclarations déposées, mais ne peuvent pas créer ou modifier ces éléments.
Créer un rapprochement bancaire
- Dans la barre latérale, cliquez sur Comptabilité puis sur Rapprochement bancaire
- Sélectionnez l'exercice et le compte bancaire à rapprocher dans les menus déroulants
- Cliquez sur Créer un rapprochement
Impera crée une session de rapprochement au statut EN_COURS. Trois informations s'affichent en tête de page :
| Indicateur | Signification |
|---|---|
| Solde du relevé | Le solde figurant sur votre relevé bancaire à la date choisie |
| Solde comptable | Le solde du compte 512 correspondant dans vos écritures |
| Écart | La différence entre les deux — l'objectif est de la ramener à zéro |
ℹ️ À savoir
ℹ️ À savoir — Chaque compte bancaire est associé à un compte PCG (512000, 512100, etc.) et à un code journal. L'IBAN est stocké de manière chiffrée (AES-256-GCM) pour garantir la sécurité de vos données.
Pointer les écritures
Rapprochement automatique
Cliquez sur Rapprochement auto pour lancer l'analyse. Impera applique quatre stratégies de correspondance successives :
| Stratégie | Principe | Score de confiance |
|---|---|---|
| Exact | Même montant, même date, même référence | Élevé (> 0,95) |
| Montant | Même montant, date proche (± 5 jours) | Bon (0,80 – 0,95) |
| Date + montant | Même date, montant approchant (± 1 %) | Moyen (0,60 – 0,80) |
| Fuzzy | Rapprochement par libellé similaire et montant compatible | Variable (0,40 – 0,60) |
Les correspondances trouvées s'affichent dans un tableau avec leur score. Chaque ligne présente côte à côte l'opération du relevé et l'écriture comptable proposée.
💡 Astuce
💡 Astuce — Triez les résultats par score de confiance (colonne Score) pour valider rapidement les correspondances sûres et traiter manuellement les cas douteux.
Pointage manuel
Pour les opérations non rapprochées automatiquement :
- Sélectionnez une ligne du relevé bancaire dans le panneau de gauche
- Sélectionnez l'écriture comptable correspondante dans le panneau de droite
- Cliquez sur Pointer pour créer le lien
Vous pouvez également pointer plusieurs écritures contre une seule ligne de relevé (par exemple, un virement global correspondant à plusieurs factures).
Les pointages manuels sont marqués comme tels dans l'historique. L'écart se recalcule en temps réel à chaque pointage.
Valider ou justifier l'écart
Une fois le pointage terminé, deux issues possibles :
Écart à zéro
Si l'écart entre le solde du relevé et le solde comptable est nul, cliquez sur Valider le rapprochement. Le statut passe à VALIDÉ et la session est verrouillée.
Écart résiduel justifiable
Si un écart subsiste (chèques non encaissés, frais bancaires non comptabilisés, etc.) :
- Cliquez sur Justifier l'écart
- Saisissez le motif dans le champ Justification (par exemple : « Chèque n° 4521 émis le 28/12, non débité au 31/12 »)
- Validez — le statut passe à ÉCART JUSTIFIÉ
⚠️ Attention
⚠️ Attention — Un rapprochement validé ou justifié ne peut plus être modifié. Si vous constatez une erreur après validation, créez un nouveau rapprochement pour la même période.
Gérer les comptes de tiers
Les comptes de tiers (comptes auxiliaires) regroupent vos clients, fournisseurs et salariés. Ils sont indispensables pour le lettrage, la balance âgée et la facturation.
Créer un compte de tiers
- Dans la barre latérale, cliquez sur Comptabilité puis sur Tiers
- Cliquez sur Nouveau tiers
- Renseignez les informations :
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Type | CLIENT, FOURNISSEUR ou SALARIE | CLIENT |
| Code | Identifiant unique, préfixé par le compte collectif | 411CLIENT001 |
| Nom | Raison sociale ou nom complet | Dupont SARL |
| Compte collectif | 411 (clients) ou 401 (fournisseurs) | 411 |
| SIREN | Numéro SIREN (9 chiffres) | 123 456 789 |
| Délai de paiement | En jours, 30 par défaut | 45 |
| Encours crédit max | Plafond de crédit autorisé (facultatif) | 50 000 € |
- Complétez l'adresse, l'e-mail et le téléphone si nécessaire
- Cliquez sur Enregistrer
💡 Astuce
💡 Astuce — Respectez une convention de numérotation cohérente : 411001 à 411999 pour les clients, 401001 à 401999 pour les fournisseurs. Cela facilite les recherches et les exports.
Modifier ou désactiver un tiers
- Pour modifier : cliquez sur le nom du tiers dans la liste, modifiez les champs souhaités puis cliquez sur Enregistrer
- Pour désactiver : basculez le commutateur Actif sur désactivé — le tiers n'apparaîtra plus dans les listes de sélection, mais ses écritures historiques sont conservées
ℹ️ À savoir
ℹ️ À savoir — Un tiers ne peut pas être supprimé s'il est lié à des écritures comptables ou des factures. Désactivez-le plutôt que de le supprimer.
Consulter la balance âgée par tiers
La balance âgée identifie les créances et dettes en souffrance, classées par ancienneté.
- Depuis la page Tiers, cliquez sur Balance âgée
- Sélectionnez le type de tiers (Clients ou Fournisseurs) et la date de référence
Le tableau affiche pour chaque tiers :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Non échu | Montant dont l'échéance n'est pas encore dépassée |
| 0 – 30 j | En retard de moins d'un mois |
| 31 – 60 j | En retard de un à deux mois |
| 61 – 90 j | En retard de deux à trois mois |
| > 90 j | En retard de plus de trois mois |
| Total | Solde total du tiers |
⚠️ Attention
⚠️ Attention — Les montants en colonne > 90 j signalent un risque d'impayé élevé. Croisez cette information avec le champ Encours crédit max du tiers pour évaluer l'exposition.
Préparer une déclaration de TVA
- Dans la barre latérale, cliquez sur Comptabilité puis sur TVA
- Cliquez sur Nouvelle déclaration
- Sélectionnez le type de déclaration :
| Type | Périodicité | Usage |
|---|---|---|
| CA3 mensuelle | Tous les mois | Entreprises dont le CA annuel dépasse les seuils de la TVA mensuelle |
| CA3 trimestrielle | Tous les trimestres | Entreprises dont la TVA annuelle est inférieure à 4 000 € |
| CA12 | Annuelle | Régime simplifié d'imposition |
- Définissez la période (date de début et de fin)
- Cliquez sur Calculer — Impera analyse les écritures comptables de la période et ventile automatiquement les montants par taux
Détail du calcul
Le tableau de ventilation présente chaque taux applicable :
| Taux | Base HT (TVA collectée) | TVA collectée |
|---|---|---|
| 20 % | Ventes et prestations au taux normal | Base × 0,20 |
| 10 % | Restauration, travaux, transports | Base × 0,10 |
| 5,5 % | Alimentation, énergie, livres | Base × 0,055 |
| 2,1 % | Presse, médicaments remboursables | Base × 0,021 |
| 0 % | Opérations exonérées | — |
Sous le tableau de collecte, les lignes de TVA déductible sont ventilées en deux catégories :
- TVA déductible sur immobilisations — Investissements (matériel, véhicules, etc.)
- TVA déductible sur autres biens et services — Achats courants, charges externes
Le résultat final affiche :
| Ligne | Formule |
|---|---|
| TVA collectée totale | Somme des TVA collectées par taux |
| TVA déductible totale | Immobilisations + Autres biens et services |
| Crédit de TVA antérieur | Report du crédit de la période précédente |
| TVA à payer | Collectée − Déductible − Crédit antérieur (si positif) |
| Crédit de TVA | Déductible + Crédit antérieur − Collectée (si positif) |
💡 Astuce
💡 Astuce — Si un crédit de TVA apparaît, vous pouvez choisir de le reporter sur la période suivante ou de demander un remboursement. Annotez votre choix dans le champ Notes de la déclaration.
Déposer la déclaration
La déclaration suit un cycle de vie en quatre statuts :
| Statut | Signification | Action suivante |
|---|---|---|
| BROUILLON | Déclaration en cours de préparation | Modifier, recalculer ou passer à À DÉPOSER |
| À DÉPOSER | Montants vérifiés, prête pour le dépôt | Transmettre via EDI-TVA ou marquer comme déposée |
| DÉPOSÉE | Déclaration transmise à l'administration fiscale | Aucune — en attente de retour |
| REJETÉE | L'administration a refusé la déclaration | Corriger et redéposer |
Dépôt via EDI-TVA
Si votre cabinet est habilité au dépôt électronique :
- Vérifiez que la déclaration est au statut À DÉPOSER
- Cliquez sur Déposer (EDI-TVA)
- Impera transmet la déclaration au format requis par la DGFiP
- Le numéro de référence de télédéclaration est enregistré automatiquement
- Le statut passe à DÉPOSÉE avec la date de dépôt
Dépôt manuel
Si vous déposez la déclaration en dehors d'Impera (portail impots.gouv.fr, etc.) :
- Cliquez sur Marquer comme déposée
- Renseignez la date de dépôt et le numéro de référence
- Le statut passe à DÉPOSÉE
⚠️ Attention
⚠️ Attention — Une déclaration au statut DÉPOSÉE ne peut plus être modifiée. En cas d'erreur, vous devrez créer une déclaration rectificative pour la même période.
Cas d'erreur fréquents
| Problème | Cause probable | Solution |
|---|---|---|
| Écart de rapprochement impossible à justifier | Écriture manquante ou en double | Vérifiez le grand livre du compte 512 et relancez l'import du relevé si nécessaire |
| Tiers introuvable lors de la saisie | Le compte auxiliaire n'existe pas encore | Créez le tiers depuis Comptabilité > Tiers avant de saisir l'écriture |
| TVA collectée à zéro malgré des ventes | Écritures sans code TVA ou imputées sur un compte exonéré | Contrôlez les comptes de produits (70x) et vérifiez que le taux de TVA est renseigné |
| Déclaration rejetée par l'administration | Incohérence entre les montants déclarés et les données EDI | Comparez votre déclaration Impera avec le récapitulatif DGFiP, corrigez et redéposez |
| Crédit de TVA non reporté | Le crédit de la période précédente n'a pas été saisi | Renseignez le champ Crédit de TVA antérieur manuellement ou vérifiez que la déclaration précédente est bien au statut DÉPOSÉE |
| Balance âgée incohérente | Lettrage incomplet des comptes de tiers | Lettrez les écritures soldées avant de consulter la balance âgée |